Категорії

Особливості видачі дубліката трудової книжки

Відповідно до ст. 48 Кодексу законів про працю України трудова книжка є основним документом про трудову діяльність працівника. До трудової книжки заносяться відомості про роботу, заохочення та нагороди за успіхи в роботі на підприємстві, в установі, організації.

Якщо трудова книжка стала непридатною (обгоріла, забруднена, розірвана) або втрачена (загублена) підприємством чи працівником, виникає необхідність у поновленні записів, внесених до неї. Порядок видачі дублікатів трудових книжок передбачений розділом 5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29.07.1993 № 58 (далі – Інструкція).

Трудова книжка, в якій через пошкодження неможливо прочитати частину записів або відсутні фрагменти сторінок, є недійсною. До неї не можна вносити записи. Якщо така ситуація трапилася безпосередньо на підприємстві, в установі чи організації, де працює особа, необхідно видавати дублікат трудової книжки, адже він видається за останнім місцем роботи працівника (п. 5.1 Інструкції). Якщо ж майбутній працівник приніс уже пошкоджену трудову книжку, слід порадити йому звернутися на попереднє місце роботи із заявою видати дублікат трудової книжки. Працівник не завжди може домогтися оформлення дубліката у попереднього роботодавця (наприклад, роботодавець відмовляється виготовляти дублікат, попереднє місце роботи розташоване в іншому регіоні, зв’язок з роботодавцем відсутній, роботодавець переїхав, підприємство ліквідоване). Щодо цього Інструкція не має рішень для такої ситуації. Але кожна особа має право звернутися до суду за захистом своїх порушених прав. Суд зобов’яже роботодавця оформити дублікат трудової книжки. Не слід також у цьому випадку оформлювати нову трудову книжку, адже відповідно до п. 1.4 Інструкції  нові трудові книжки оформлюються для працівників, які вперше шукають роботу і не мають трудової книжки, або для військовослужбовців, звільнених з військової служби.

Подібні ситуації не повинні перешкоджати людині у здійсненні свого права на працю, тому якщо видача дубліката за попереднім місцем роботи є затяжним процесом, слід укласти трудовий договір з таким працівником, але усіма можливими способами себе підстрахувати. Так, наприклад, можна скласти акт про виявлені пошкодження трудової книжки, отримати заяву від працівника про видачу дубліката трудової книжки та відповідно оформити такий дублікат.

Особа, яка загубила трудову книжку (вкладиш до неї), зобов'язана негайно заявити про це власнику або уповноваженому ним органу за місцем останньої роботи. Не пізніше 15 днів після заяви, а у разі ускладнення в інші строки власник або уповноважений ним орган видає працівнику іншу трудову книжку або вкладиш до неї (нових зразків) з написом «Дублікат» в правому верхньому кутку першої сторінки.

Дублікат трудової книжки або вкладиш до неї заповнюється за загальними правилами. У розділи «Відомості про роботу», «Відомості про нагородження» і «Відомості про заохочення» при заповненні дубліката вносяться записи про роботу, а також про нагородження і заохочення за місцем останньої роботи на підставі раніше виданих наказів (розпоряджень).

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки в розділ «Відомості про роботу» у графу 3 спочатку вноситься запис про загальний стаж його роботи до влаштування на це підприємство, який підтверджується документами. Загальний стаж роботи записується сумарно, тобто зазначається загальна кількість років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, в які періоди часу і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки.

Дублікат трудової книжки також може бути виданий за новим місцем роботи у зв’язку з відсутністю доступу до трудової книжки працівника внаслідок надзвичайної ситуації, передбаченої Кодексом цивільного захисту України, або проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник.

Дублікат видається на підставі заяви працівника та отриманої ним у письмовому вигляді інформації зі штабу з ліквідації наслідків надзвичайної ситуації про виникнення надзвичайної ситуації або Антитерористичного центру при Службі безпеки України про проведення антитерористичної операції на території, де працював працівник, що надається в довільній формі.

У разі відновлення доступу до трудової книжки записи з дубліката про періоди роботи переносяться до трудової книжки. При цьому на першій сторінці дубліката робиться напис: «Дублікат анульовано», посвідчується печаткою роботодавця за останнім місцем роботи працівника та дублікат повертається його власнику.

Якщо у вас залишились питання з цього приводу, будь ласка, звертайтесь до Єдиного контакт-центру системи безоплатної правової допомоги – 0 800 213 103.
Захищаймо права разом!